Preguntas y respuestas sobre la oficina del defensor del pueblo, el procedimiento de reclamaciones en virtud de la Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro y el sistema de denuncia de irregularidades por Internet en The Quality Group GmbH y sus filiales («TQGG»)
- ¿Qué es un defensor del pueblo / oficina de reclamaciones («sistema de denuncia de irregularidades»)?
TQGG ha designado a una abogada externa como defensora del pueblo y persona de contacto para nuestro sistema de denuncia de irregularidades en el marco de la lucha contra las infracciones de la normativa legal y/o de las normas internas de cumplimiento de la empresa, así como contra las infracciones de las obligaciones en materia de derechos humanos y diligencia debida medioambiental. La Defensora del Pueblo está a disposición de todos los denunciantes que deseen informar confidencialmente sobre irregularidades en TQGG.
2. ¿Quién puede ponerse en contacto con el sistema de denuncia de irregularidades?
Nuestro sistema de denuncia de irregularidades, gestionado por nuestra Defensora del Pueblo, está a disposición de cualquier persona que pueda facilitar información sobre un comportamiento ilegal. Puede tratarse de empleados, clientes o terceros. Aceptamos todas las denuncias de las que sospeche que son constitutivas de delito y que estén dentro del ámbito temático especificado.
3. ¿Sobre qué temas se pueden presentar denuncias?
El sistema de denuncia está disponible para informar de infracciones de leyes y reglamentos, así como de riesgos para los derechos humanos y el medio ambiente e incumplimientos de la diligencia debida, en la medida en que afecten a nuestra empresa, a nuestra unidad de negocio o a nuestros proveedores a lo largo de toda la cadena de suministro.
Los temas tratados en los informes son, en particular, los siguientes
- Corrupción, blanqueo de dinero, soborno, financiación del terrorismo, violaciones de los controles a la exportación
- Comportamiento anticompetitivo
- Infracciones del Código de Conducta y otras directrices internas de TQGG (por ejemplo, directrices de compra)
- Seguridad de los productos
- Discriminación, acoso, derechos fundamentales
- Salud, seguridad operativa, salud y seguridad en el trabajo
- Cuestiones de personal, incluido el incumplimiento de las instrucciones de trabajo
- Protección de datos y violaciones de la seguridad de la información
- Infracciones de la legislación antimonopolio
- Asuntos de la UE en el sentido de la Directiva de la UE sobre denunciantes de irregularidades, 2019/1937
- Infracciones de las obligaciones en materia de derechos humanos y diligencia debida medioambiental.
El sistema de denuncia de irregularidades no está destinado a las denuncias relacionadas con las actividades operativas. La información que se comunique a través del sistema de denuncia de irregularidades y se refiera a asuntos ajenos al ámbito temático definido se remitirá a la persona de contacto pertinente, previo consentimiento del denunciante, o se nombrará a la persona de contacto pertinente.
4. ¿Cómo se pueden enviar los consejos?
TQGG:
Nuestros empleados pueden ponerse en contacto con su superior inmediato, el departamento de RRHH, el Consejo General u otros departamentos de la empresa en cualquier momento con información.
Sistema de denuncia de irregularidades / defensor del pueblo:
Nuestros empleados, socios comerciales y otros terceros también tienen acceso a nuestro sistema de denuncia de irregularidades, que se puede utilizar para presentar informes a nuestra defensora del pueblo. Puede presentar sus denuncias por teléfono, correo postal, correo electrónico o en persona.
Abogada Dr. Kathrin J. Niewiarra, Defensora del Pueblo
Philippistrasse 11
D-14059 Berlín
Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-17
TQGG@compliance-aid.com
Las notificaciones pueden presentarse en alemán y en inglés.
También es posible presentar denuncias a la Defensora del Pueblo a través de nuestro sistema electrónico de denuncias en más de 26 idiomas:
www.compliance-aid-tqgg.hintbox.de
Centro de denuncias externas del Ministerio Federal de Justicia
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
5. ¿Cómo se garantiza el anonimato y se protege al denunciante?
La protección y la confidencialidad del denunciante son componentes esenciales de nuestro procedimiento de denuncia y nos los tomamos muy en serio. A lo largo de todo el procedimiento, se desarrollan y adoptan medidas individuales caso por caso para garantizar que el denunciante esté protegido de ser penalizado o discriminado como consecuencia de la información facilitada. No se tolerarán los intentos de intimidar, amenazar o discriminar a los denunciantes en el lugar de trabajo. Si sufre intimidación, amenazas o represalias como resultado de una denuncia, póngase en contacto con nuestra defensora del pueblo o con los departamentos pertinentes de TQGG.
Como abogada, la Defensora del Pueblo también está sujeta al deber de confidencialidad del abogado. Tanto los contactos como toda la información y el asesoramiento serán tratados con absoluta confidencialidad. Esto está salvaguardado por un acuerdo separado de protección de datos con TQGG como cliente.
Su identidad sólo se revelará a TQGG con el consentimiento expreso del denunciante. En caso de que su información conduzca a una investigación por parte de las autoridades de enjuiciamiento criminal, su anonimato también está garantizado frente a estas instituciones por el deber de confidencialidad del abogado.
6. ¿Qué ocurre con una propina enviada?
Resumen:
La Defensora del Pueblo examina la información recibida y lleva a cabo una evaluación jurídica inicial. Ésta se remitirá a Svenja Wachtel, Asesora Jurídica de TQGG, para un examen más detallado de los hechos, siempre que el denunciante haya dado su consentimiento. Se garantiza la confidencialidad absoluta de la información. Si la información puede fundamentarse, se iniciarán otras medidas. Si la información resulta irrelevante, se dará por concluida la investigación. Además, todos los datos personales se eliminarán de acuerdo con la normativa de protección de datos.
Los pasos individuales:
Recepción de la denuncia
La recepción de la denuncia queda documentada y el denunciante recibe un acuse de recibo de la Defensora del Pueblo en un plazo máximo de siete días.
Examen de la denuncia
La Defensora del Pueblo clasifica la denuncia por temas y examina su verosimilitud. Si la denuncia es verosímil, se remitirá a Svenja Wachtel, Asesora Jurídica, para que aclare los hechos manteniendo la confidencialidad.
Si el denunciante lo desea, la Defensora del Pueblo permanecerá en contacto con él durante todo el procedimiento. Sin embargo, el denunciante es el único que decide cómo se organiza el contacto.
Si la información no es verosímil, se interrumpirá el procedimiento y se informará al denunciante.
Aclaración de los hechos
La Consejera General aclara los hechos del caso en consulta con el Defensor del Pueblo, haciendo pleno uso de sus recursos disponibles caso por caso, según sea necesario y de manera oportuna. El primer paso consiste en comprobar si se dispone de información suficiente para aclarar los hechos del caso. Si no es así, el Defensor del Pueblo se pone en contacto con el denunciante para solicitarle más información.
Si no se desea el contacto y no se puede recabar otra información suficiente para aclarar los hechos, se suspenderá el procedimiento. Si no puede identificarse ninguna mala conducta o riesgo en la empresa o en los socios comerciales o proveedores, también se interrumpirá el procedimiento. Se informará de ello al denunciante.
Desarrollo de soluciones
Si se detecta una conducta indebida o un riesgo, se elaboran medidas preventivas y/o correctivas adecuadas sobre la base de la información recopilada. Si esto es posible, sensato y deseado por el denunciante, éste participará en el desarrollo de las medidas preventivas y/o correctoras.
El denunciante recibirá información de la Defensora del Pueblo a más tardar tres meses después del acuse de recibo sobre las medidas previstas y las ya adoptadas, así como las razones de las mismas, en la medida en que ello no comprometa las investigaciones (internas) y los derechos de las personas objeto de una denuncia, y en la medida en que esté legalmente permitido.
Inicio de medidas correctoras y seguimiento y revisión de su eficacia
Las medidas preventivas y/o correctoras decididas se ponen en marcha y su aplicación es objeto de seguimiento por parte del Consejo General o de un comité designado a tal efecto.
Además, TQGG revisa la eficacia del procedimiento de denuncia anualmente y sobre una base ad hoc. En particular, se utilizan para ello las opiniones de los denunciantes. Si es necesario, se realizan ajustes.
7. ¿Hay que temer consecuencias negativas si hago una denuncia?
Si realiza una denuncia según su leal saber y entender, no sufrirá ninguna desventaja dentro de la empresa. No obstante, TQGG se reserva el derecho a emprender acciones legales si presenta deliberadamente una denuncia falsa o realizada de mala fe o si usted mismo ha infringido las normas de conducta aplicables.
8. ¿Qué ocurre si el contenido del informe resulta ser incorrecto?
Es importante que usted creyera o supusiera en el momento de la denuncia que el contenido era verdadero y que no realizó la denuncia con mala intención. Si, tras aclarar los hechos, resulta que la denuncia no estaba justificada, no tiene por qué temer ninguna consecuencia negativa.
9. ¿Qué ocurre si tú mismo estás implicado en los abusos?
Incluso en ese caso, se le anima a denunciar el asunto en cuestión. A la hora de investigar el asunto e imponer sanciones, esto se tendrá en cuenta en la medida de lo legalmente posible.
10. ¿Tiene el denunciante algún coste por utilizar el sistema de denuncia?
No hay costes para el denunciante.
11. ¿La notificación crea una relación de cliente con la Defensora del Pueblo?
No, no se establece ninguna relación de cliente. La Defensora del Pueblo es y sigue siendo un representante autorizado de TQGG. Sin embargo, la relación jurídica entre la Defensora del Pueblo y la TQGG como cliente tiene un «efecto (protector)» a favor del denunciante. Esto significa que la Defensora del Pueblo puede proporcionar asesoramiento informal al denunciante sobre las cuestiones prácticas del caso individual, pero no es posible que represente sus intereses legales como «su» abogado.